Oli kyseessä sitten pienen piirin kotimainen videoneuvottelu tai globaali, monia maanosia kattava videotapaaminen, on ilmiö sama: sähköisiä tietojärjestelmiä hyödyntävä, paikasta riippumaton työnteko. Kun tiimi on hajautettu eri paikkoihin, nousevat erilaiset puhelin- ja nettipalaverit suureen rooliin. Yhteydenpidolla varmistetaan, että tiimikaverit ovat varmasti ymmärtäneet tilanteen ja noudattavat yhteisiä menettelytapoja. Yksi hajautetun organisaation mukanaan tuoma haaste on virtuaalijohtaminen – ihmisten johtaminen etäältä.
"Esimiehen kannattaa pitää erityistä huolta kaukana istuvista työntekijöistä. ´Miten menee?´ -puheluita on hyvä soittaa yksin työskentelevälle vähintään kerran viikossa", sanoo tiimityötä tutkinut Niina Nurmi uudessa Työ Terveys Turvallisuus -lehdessä.
Virtuaalityössä työaika hämärtyy, kun töitä voi olla mahdollista tehdä jopa vuorokauden kaikkina aikoina, joten työn rytmitykseen ja kuormitukseen on syytä kiinnittää huomiota. Esimies ei usein näe tilanteita, vaan vastuu jää yksilölle.
"Väitöstutkimuksessani yrityksen johto tai esimiehet eivät pyytäneet työntekijöitä venyttämään ajankäyttöään. Saavuttaakseen tavoitteensa työntekijöiden oli kuitenkin pakko joustaa työajoissa", Nurmi kertoo.
Esimies voi toimia esimerkkinä. Jos esimies lähettää alaisilleen työviestejä puolen yön aikaan, hän tulee viestineeksi, että tämä on normaalia toimintaa, tai että sitä jopa odotetaan.
Virtuaaliesimieskin voi innostaa alaisiaan. Liikkeenjohdon asiantuntija Iris Humalan mukaan innostus lähtee esimiehen omasta jaksamisesta sekä siitä, että hän tietää mitä alaiset osaavat. Myös vapaamuotoista vuorovaikutusta pitää olla, koska se täydentää kuvaa työntekijöistä. Kuuntelemisen taito on erityisen tärkeää.
"Sanotaan, että virtuaalijohtaja tarvitsee tavallista isommat korvat", Humala sanoo.
Globaaleissa tiimeissä erilaisten toimintakulttuurien ymmärtäminen on erityisen tärkeää. Japanissa ja Suomessa voi olla hyvin erilaiset toimintatavat. Monille suomalaisyrityksille virtuaalisuus on arkipäivää – esim. Kemiralla on toimintaa 40 maassa, Cargotecillä 120:ssä, Nokialla 120 000 työntekijää kuudessa maanosassa. Viidessäkymmenessä maassa toimivan Koneen matkakustannukset laskivat viime vuonna neljänneksen virtuaalityökalujen ansiosta.
"Puhtaasti suomalaisissa tiimeissä, esim. valtion virastoissa, teknologiaa hyödynnetään vielä vähän ja matkustetaan turhan paljon", kertoo Nurmi.
Näin vedetään hyvä verkkokokous:
- Valmistaudutaan huolellisesti. Esim. kaikki tarvittavat dokumentit on tehtävä valmiiksi hyvissä ajoin.
- Aluksi on hyvä lämmitellä eli keskustella vapaasti ennen varsinaista asiaa.
- Pitkässä kokouksessa kannattaa pitää virtuaalinen kahvitauko, jolloin voi jaloitella tai jutella niitä näitä.
- Puheenjohtajan on huolehdittava siitä, ettei kokous rönsyile. On myös muistettava kysyä niiden mielipiteitä, jotka muuten pysyttelisivät hiljaa.
- Virtuaalikokoukset vaativat tavallista enemmän keskittymistä. Puolitoista tuntia on ehdoton aikaraja, sen jälkeen ote alkaa herpaantua.
- Muistio on hyvä tehdä online eli jo kokouksen edetessä, jotta sen voi lähettää osallistujille heti.
(Iris Humala, TTT 7/2010)
Aiheesta enemmän:
Aina töissä? Hei, jotain rajaa!
Pomo klikkauksen päässä
Verkko yhdistää 3 maata, 6 maanosaa
(Työ Terveys Turvallisuus 7/2010)
Ilmaston mukana muuttuu myös työnteko (Työpisteen uutinen 24.9.2010)
Tuure Hurme