Viestintäteknologian kehittymisen myötä jokaisella on jatkuvasti helppo pääsy valtavaan määrään tietoa. Työpaikkojen intranetit ovat vain pieni osa päivittäistä tietomassaa. Tiedon virta alkaa jo aamulehden avaamisesta ja jatkuu työpaikalla ihmisten, työpapereiden, lehtien, radion ja internetin välityksellä. Tämä ns. infoähky on yksi tiedonkäsittelykykyämme kuormittava tekijä.

Nykyään on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota työn tekemisen tapaan: työ pitää tehdä sellaiseksi, että se ei tarpeettomasti kuormita muistia ja tarkkaavaisuutta.

"Kerrallaan voi keskittyä hyvin vain yhteen vaativaan tehtävään. Jos varsinainen tehtävä keskeytyy, niin ajatus katkeaa, asiat unohtuvat ja toisinaan koko homma on aloitettava alusta", erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta tiivistää.

Näitä seikkoja pohditaan tutkimusalueella, jota kutsutaan "kognitiiviseksi ergonomiaksi". Siinä missä fyysinen ergonomia tutkii ihmisen anatomisia ja fysiologisia ominaisuuksia fyysisessä toiminnassa, kuten työasentoja ja liikkumista, keskittyy kognitiivinen ergonomia puolestaan psyykkisiin toimintoihin ja tiedonkäsittelyyn. Kognitiivinen ergonomia tarkastelee sitä, kuinka hyvin ihminen pystyy käsittelemään tietoa, hoitamaan tehtäviä ja käyttämään erilaisia järjestelmiä niin, että toiminta on vielä sujuvaa.

"Kognitiivisen ergonomian tavoitteena on, että työympäristöt, -välineet ja -käytännöt ottavat huomioon ihmisen tavan käsitellä tietoa. Näin tehtävät voidaan suorittaa mahdollisimman sujuvasti ja virheettömästi sekä aikaa ja rahaa säästäen", selittää Kalakoski.

Itse voi tehdä paljon

Kognitiivista ergonomiaa voi parantaa yksinkertaisilla keinoilla. Esimerkiksi kirjasimen koko vaikuttaa toiminnan sujuvuuteen ja tehokkuuteen, jos henkilö lukee työssään sähköisiä tekstejä tai hakee tietoa internetistä.

"Yleensä fontin koko kannattaa säätää suuremmaksi kuin mikä tuntuu riittävältä. Ihmisen on vaikea tiedostaa ja arvioida havaintojen tehokkuutta, ja tutkimusten mukaan oma arvio sopivasta fonttikoosta menee alakanttiin eli suurentamalla fonttia näkeminen nopeutuu ja tehtävä sujuu paremmin", Kalakoski vinkkaa.

Toinen havaitsemista sujuvoittava seikka on kontrasti eli kirjasimen ja taustan valoisuuksien suhde toisiinsa.
 
"Usein näkyvyyttä yritetään parantaa väreillä ja unohdetaan huolehtia kontrastista, vaikka havainnon ja luettavuuden kannalta on olennaista, että kirjasimet ovat riittävän suuria ja niiden ja taustan valoisuusero on riittävä", kertoo Kalakoski.

Muistin kuormittumista puolestaan vähentää se, jos työssä voi keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Usein ihmisillä on esimerkiksi tietokoneella monta toimintoa auki yhtä aikaa tai puhelin ja työkaverit keskeyttävät varsinaisen tehtävän.
 
"On parempi hoitaa esimerkiksi sähköpostit sopivissa väleissä eikä antaa niiden hälyttää kesken muiden tehtävien. Jatkuvat säätelemättömät keskeytykset syövät työn tuloksellisuutta ja lisäävät kuormittumista", erikoistutkija sanoo.

Merkityksellistä on myös keskeytysten pituus ja laatu. Toisen keskeytys vaikuttaa eri tavoin kuin omatoiminen keskeytys. Eniten keskittymiskykyä vaativat toisten tekemät pitkät keskeytykset, jotka liittyvät aivan toisenlaiseen asiaan kuin kesken jäänyt tehtävä.

Aivot toimivat, kun annat mahdollisuuden

Ihmisellä on kyky haravoida suurestakin informaatiomäärästä itselleen hyödyllinen, kunhan vain ei rasita tiedonkäsittelyjärjestelmäänsä liikaa. Siksi onkin tärkeää pitää huolta siitä, että säännöstelee informaatiotulvan määrää näinä infoähkyn aikoina. On tehtävä tietoisia ratkaisuja itselle tulevan tietomäärän vähentämiseksi ja järjestämiseksi.

Tietomäärän ja rasituksen säätelyssä ei ole kysymys aivojen rajoittuneisuudesta, vaan niiden tehokkuudesta. Aivojen tiedonkäsittelyn monimutkaisuus on ylivoimaista verrattuna yksittäisiin koneisiin, jotka suorittavat vain yhtä tehtävää. Aivot suorittavat yhtäaikaisesti monia toisistaan hyvinkin poikkeavia tehtäviä. Aivot pystyvät mukautumaan tilanteittain erilaisiin tehtäviin, mutta juuri tästä syystä niihin kohdistuvasta rasituksesta huolehtiminen on tärkeää. Aivot kun eivät toimi enää tehokkaasti, jos tehtäviä on liikaa. 
 
"Ihminen ei voi tietokoneen tavoin vaihdella jatkuvasti tehtävästä toiseen ilman aikaviivettä, vaan vaatii päivitystä siirtymiin", Kalakoski tarkentaa. Uuteen asiaan keskittyminen ja vanhan asian jättäminen pois mielestä eivät siis tapahdu ilman uudelleen orientoitumista. Jatkuva siirtyminen tehtävästä toiseen myös lisää virheiden määrää.

Myös ikä vaikuttaa kognitiivisiin kykyihin. Iän myötä tiedot, taidot ja kyky ratkaista ongelmia paranevat, mutta nopeutta ja huomion jakamista vaativat tehtävät voivat joillakin vaikeutua. Iän tuomissa muutoksissa on kuitenkin suuria yksilöllisiä eroja. Usein iäkkäillä ihmisillä on huono käsitys omista kyvyistään, jolloin huonompi suorituskyky voi johtua yksinkertaisesti siitä, ettei usko pystyvänsä ja osaavansa. Myös oppimisen kyky säilyy iän karttuessa; on vain löydettävä mielekkäät tavat uuden opetteluun.

Kognitiivista ergonomiaa Työterveyslaitoksen Aivot ja työ -tutkimuskeskuksen sivuilla

Työterveyslaitoksen Ergonomia-sivusto

Työterveyslaitoksen Tietotyön muutokset -sivusto

Suomen ergonomiayhdistys (mm. määritelmiä ja linkkejä)

Marja-Leena Haavisto 2006. Kognitiivinen ergonomia lisää työn sujuvuutta ja turvallisuutta. Työterveyslääkäri 2006;24(3):24-27.