Kun ovelle tuleva työtoveri, saapuva sähköposti tai muu keskeytys vie työntekijän huomion uuteen työtehtävään, saattaa vanha tehtävä unohtua tai ainakin sen eteneminen hankaloitua. Keskeytykset häiritsevät ajatuskulkuja, lisäävät tehtävän tekemiseen tarvittavaa aikaa ja aiheuttavat virheitä.
"Varsinkin nykyään kun työn tekemisen aika on typistetty minimiin, ilmaa ei ole, niin yksittäisestä keskeytyksestä voi tulla yllättävän iso asia. Esimerkiksi kauppa on logistisesti usein niin hienovarainen, että jos työ ei menekään juuri niin kuin pitää vaan jotain keskeytyksiä ilmenee, saattaa pienistäkin asioista tulla hankalia", sanoo keskeytyksistä väitellyt tutkija Tiina Kalliomäki-Levanto Työterveyslaitoksesta.
Väitöstutkimus käsittelee työntekijän ulkoisista syistä johtuvia keskeytyksiä, ja kohteena on tietotyötä tekevä asiantuntijaorganisaatio. Yleensä keskeytyksiä syntyy, kun asiantuntemusta, tietoa asiakkaan tarpeista tai tuoteratkaisuun liittyvää tietoa ei ole saatavilla, jolloin asiaa kysytään työtoverilta kasvotusten tai informaatioteknologian välityksellä. Keskeyttäviin kysymyksiin johtivat tutkimuksessa myös uudet tietojärjestelmät, erilaiset toimintatavat ja säännöt yhteistyössä sekä tilanne, jossa työntekijät olivat eri maissa.
Amerikkalaisessa tapaustutkimuksessa vuodelta 2004 havaittiin, että yhtäjaksoinen työskentely tietotyöntekijöillä kesti keskimäärin vain noin kolme minuuttia ilman keskeytystä. Työssäkäyvistä suomalaisista 46 prosenttia kertoo joutuvansa melko usein tai jatkuvasti keskeyttämään meneillään olevan tehtävän suorittamisen muiden väliin tulevien asioiden tai kiireellisempien asioiden takia (Työ ja terveys Suomessa 2006).
"Keskeytyksiä voidaan toki vähentää. Pohdittaessa esimerkiksi työssä tarvittavan asiantuntemuksen heikkoa saatavuutta nousevat esiin työsuhteen muodot ja erilaisten työryhmien rakenteet. Jos rakenteet vaihtuvat kovin paljon niin ollaan koko ajan kysymässä, että kukahan tästäkin tietää... Kysymys on siitä, miten asiantuntemus organisoidaan. Myös asiakkaan suunnasta kumpuaviin keskeytyksiin voidaan valmistautua, kun tieto asiakkaasta on hyvin hallussa. Täytyy olla selvää, että kuka tekee ja kuka tietää", tutkija kertoo.
Keskeytyksiä otetaan harvoin esille esimerkiksi esimiesten tai johdon päätöksentekoa varten. Organisaatioissa keskeytyksien pohtimiseen ei ole tiettävästi käytetty asiantuntijoiden tai ulkopuolisten konsulttien apua. Toki keskeytyksiin tulee vaikutettua epäsuorasti monella tapaa, eikä kaikkia keskeytyksiä edes koeta ikävinä.
"Aika pitkälti se on yksittäisen ihmisen varaan jätetty, kuinka hän ottaa keskeytykset hoitaakseen. Yksilön tasolla keskeytysten kanssa taiteilu vaatii paljon priorisointia, poissulkemista, mitä tekee ja mitä ei... Tavoitteet täytyy olla selkeät. Vuosien mukana tuoma kokemus auttaa keskeytysten keskellä - osataan valita työn etenemisen kannalta tärkein asia työn alle", tutkija kuvailee.
"Kysehän on työn etenemisestä, mikä on erityisesti työnantajan huolena. Usein samat tekijät, jotka edistävät työn etenemistä, edistävät samalla myös työhyvinvointia."
Lisää aiheesta:
Lue tuore väitöskirja "Keskeytykset ja katkokset työn etenemisessä: edeltävät tekijät, epäjatkuvuusolosuhteet ja niistä selviytyminen tietotyössä" Työterveyslaitoksen sivuilta.
Asiaa tietotyöstä Työterveyslaitoksen Tietotyön muutokset -sivuilla.